The pharmacist facing the logistics of safely dispensing, storing and preserving drugs in healthcare units.

In response to the SARS-CoV-2 pandemic, the Hospital Pharmacy Services have  quickly adapted to respond to a critical situation characterized by the constant  and continuous admission of patients with severe pneumonia who needed  treatment, requiring a transformation of the hospital in order to increase the  number of hospital and critical beds. Moreover, other out-ofhospital spaces have  been transformed into hospitalization units to absorb the large number of  patients that had to be treated and isolated. To guarantee the distribution of  medicines and the quality of the pharmaceutical care, drug distribution systems,  such as unit dose and automated dispensing systems, have undergone  transformations. Standard stocks were assigned for COVID units, and different  dispensing circuits to avoid the risk of cross-contamination between COVID and  non-COVID units were created, as well as disinfection protocols for medication  transport systems and medication return protocols. All this without forgetting  COVID treatment protocol's changes that were affected by the availability of the  drugs. The increase in the number of beds in out-of-hospital spaces, such as  field hospitals, hotels, socio-medical centers and nursing homes, has challenged  Pharmacy Services, since new medication dispensing and conciliation circuits  have been created forcing the increase of pharmacy staff's presence and  modifying work shifts, to afford all the new tasks successfully. Development of  contingency plans for the different Pharmacy Service activities and providing  fluent communication channels are key elements for crisis situations or health  emergencies such as the current pandemic.

Ante la pandemia por SARS-CoV-2, los servicios de farmacia de los hospitales se han adaptado rápidamente para dar respuesta a una situación muy grave  caracterizada por el ingreso constante y continuo de pacientes con neumonía  que necesitaban tratamiento, siendo necesaria una transformación del hospital  para poder aumentar el número de camas de hospitalización y de críticos que se  requerían. Asimismo, otros dispositivos extrahospitalarios se han transformado  en unidades de hospitalización para absorber el elevado número de pacientes  que debían tratarse y aislarse. Para garantizar la distribución de los  medicamentos y la calidad de la atención farmacéutica, los sistemas de  distribución de fármacos, como la unidosis y los sistemas automatizados de  dispensación, han sufrido a su vez transformaciones. Se diseñaron stocks  estándar para las plantas COVID, y circuitos de dispensación diferentes para  evitar el riesgo de contaminación cruzada entre plantas COVID y no-COVID, así  como protocolos de desinfección de los sistemas de transporte de medicación y  protocolos de gestión de las devoluciones de medicación. Todo esto sin olvidar  los cambios en los protocolos de tratamiento de la COVID que se vieron  afectados por la disponibilidad de los fármacos. El incremento del número de  camas en dispositivos extrahospitalarios, como hospitales de campaña, hoteles,  centros sociosanitarios y residencias geriátricas, ha sido un reto para los  servicios de farmacia, ya que se han tenido que crear nuevos circuitos de  dispensación y de conciliación de la  medicación, obligando a reforzar la plantilla  del servicio de farmacia y modificar los turnos de trabajo, estableciendo guardias presenciales para poder llevar a cabo todas las nuevas tareas con éxito. La  elaboración de planes de contingencia de las diferentes actividades del servicio  de farmacia y el establecimiento de canales de comunicación fluidos son  elementos clave para situaciones de crisis o emergencias sanitarias como la  actual.

Dónde estamos, hacia dónde vamos / Where we are, where we are going

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Pandemia COVID-19. Un nuevo desafío para los servicios de farmacia hospitalaria / COVID-19 Pandemic. New challenge for hospital pharmacy services

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El servicio de farmacia frente a la logística de dispensación, almacenamiento y conservación segura de medicamentos en unidades asistenciales / The pharmacy service facing the logistics of safely dispensing, storing and preserving drugs in healthcare units

Ante la pandemia por SARS-CoV-2, los servicios de farmacia de los hospitales se han adaptado rápidamente para dar respuesta a una situación muy grave caracterizada por el ingreso constante y continuo de pacientes con neumonía que necesitaban tratamiento, siendo necesaria una transformación del hospital para poder aumentar el número de camas de hospitalización y de críticos que se requerían. Asimismo, otros dispositivos extrahospitalarios se han transformado en unidades de hospitalización para absorber el elevado número de pacientes que debían tratarse y aislarse. Para garantizar la distribución de los medicamentos y la calidad de la atención farmacéutica, los sistemas de distribución de fármacos, como la unidosis y los sistemas automatizados de dispensación, han sufrido a su vez transformaciones. Se diseñaron stocks estándar para las plantas COVID, y circuitos de dispensación diferentes para evitar el riesgo de contaminación cruzada entre plan-tas COVID y no-COVID, así como protocolos de desinfección de los sistemas de transporte de medicación y protocolos de gestión de las devoluciones de medicación. Todo esto sin olvidar los cambios en los protocolos de tratamiento de la COVID que se vieron afectados por la disponibilidad de los fármacos. El incremento del número de camas en dispositivos extrahospitalarios, como hospitales de campaña, hoteles, centros sociosanitarios y residencias geriátricas, ha sido un reto para los servicios de farmacia, ya que se han tenido que crear nuevos circuitos de dispensación y de conciliación de la medicación, obligando a reforzar la plantilla del servicio de farmacia y modificar los turnos de trabajo, estableciendo guardias presenciales para poder llevar a cabo todas las nuevas tareas con éxito. La elaboración de planes de contingencia de las diferentes actividades del servicio de farmacia y el establecimiento de canales de comunicación fluidos son elementos clave para situaciones de crisis o emergencias sanitarias como la actual

In response to the SARS-CoV-2 pandemic, the Hospital Pharmacy Services have quickly adapted to respond to a critical situation characterized by the constant and continuous admission of patients with severe pneumonia who needed treatment, requiring a transformation of the hospital in order to increase the number of hospital and critical beds. Moreover, other out-of-hospital spaces have been transformed into hospitalization units to absorb the large number of patients that had to be treated and isolated. To guarantee the distribution of medicines and the quality of the pharmaceutical care, drug distribution systems, such as unit dose and automated dispensing systems, have undergone transformations. Standard stocks were assigned for COVID units, and different dispensing circuits to avoid the risk of cross-contamination between COVID and non-COVID units were created, as well as disinfection protocols for medication transport systems and medication return protocols. All this without forgetting COVID treatment protocol’s changes that were affected by the availability of the drugs. The increase in the number of beds in out-of-hospital spaces, such as field hospitals, hotels, socio-medical centers and nursing homes, has challenged Pharmacy Services, since new medication dispensing and conciliation circuits have been created forcing the increase of pharmacy staff’s presence and modifying work shifts, to afford all the new tasks successfully. Development of contingency plans for the different Pharmacy Service activities and providing fluent communication channels are key elements for crisis situations or health emergencies such as the current pandemic

Quality indicators for technologies applied to the hospital pharmacy.

The TECNO group of the Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (Spanish Society of Hospital Pharmacy) has addressed the definition of a catalogue of indicators for performance, quality and safety in the use of technologies applied to the logistic activity of Hospital Pharmacy Units.The project was developed with a methodology of qualitative techniques by consensus, with the members of the TECNO Group participating as experts. Once indicators had been defined, a validation phase was conducted, and standards were established based on the result of the sampling carried out in the hospitals of the group members.A total of 28 indicators were obtained, with their corresponding quality standards applied to the use of technologies in the processed for medication storage, dispensing and preparation.The definition of quality indicators and their standards for measuring technologies in the use of medication represents a step forward in the improvement of their safety.

El grupo TECNO de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria ha abordado la definición de un catálogo de indicadores de funcionamiento, calidad y seguridad del uso de tecnologías aplicadas a la actividad logística de los Servicios de Farmacia Hospitalaria.El proyecto se desarrolló con una metodología de técnicas cualitativas de consenso participando como expertos los miembros del grupo TECNO. Una vez definidos los indicadores, se realizó una fase de validación y se establecieron estándares en base al resultado del muestreo realizado en los hospitales de los miembros del grupo.Se han obtenido un total de 28 indicadores con sus correspondientes estándares de calidad aplicados a la utilización de tecnologías en los procesos de almacenamiento, dispensación y elaboración de medicamentos.La definición de los indicadores de calidad y los estándares de medida de las tecnologías en el uso de los medicamentos es un paso adelante para mejorar su seguridad.

[The application of new technologies to hospital pharmacy in Spain]. / Aplicación de las nuevas tecnologías a la farmacia hospitalaria en España.

OBJECTIVE: To describe the degree of introduction of new technologies in the medication use process in pharmacy services in Spain. METHOD: A descriptive study via a survey into the degree of introduction of computer systems for: management, computerized physician order entry (CPOE), automated unit dose drug dispensing, preparation of parenteral nutrition solutions, recording drug administration, pharmaceutical care and foreseen improvements. The survey was sent by electronic mail to the heads of the pharmacy services of 207 hospitals throughout Spain. RESULTS: Response index: 82 hospitals (38.6%). 29 hospitals (36.7%) have a modular management system, 24 (30.4%) an integrated one and 34 (44.9%) a modular-integrated one. CPOE is utilised in 17 (22.4%). According to the size of the hospital, between 17.9 and 26.7% of unit dose dispensing is done online with a management software; between 5.1 and 33.3% of unit dose dispensing is automated. Automation of unit dose dispensing centred in the pharmacy service varies between 10 and 33.3%. Between 13.2 and 35.7% of automated in-ward dispensing systems are utilised. Administration records are kept manually on a computerised sheet at 23 (31.5%) of the hospitals; at 4 (5.4%) on CPOE and 7 (9.5%) online on the integral management programme and 4 (5.4%) on specific nursing softwares. Sixty-three per cent foresee the implementation of improvements in the short to medium term. CONCLUSIONS: The introduction of new technologies is being developed in Spain aiming to improve the safety and management of drugs, and there is a trend towards increasing their deployment in the near future. It is hoped that their fomentation could help to bring about process reengineering within pharmacy services in order to increase the time available for devotion to pharmaceutical care.